Wer glaubt, man müsste nur 5 Fragen stellen und alle Hindernisse wären aus dem Weg geräumt, ist auf dem Holzweg.
Bei der Verbesserungs-KATA handelt es sich um einen Ansatz, bei welchem zielgerichtet neues Wissen zur Verbesserung des Geschäftsprozesses generiert wird, um somit die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Das Vorgehen im Sinne der Verbesserungs-KATA erfolgt in kleinen, dafür aber täglichen Schritten. Mit Hilfe von Zielzuständen und prozessorientiertem Coaching (Coaching-KATA) ist es so möglich, sich auf übergeordnete Ziele hinzubewegen. Diese Vorgehensweise unterscheidet sich grundlegend von der bisherigen Art, Geschäftsprozesse zu verbessern.
Experimentelle Vorgehensweise
Denn im „klassischen“ Ansatz der Geschäftsprozessorganisation wird überwiegend davon ausgegangen, dass die Rahmenbedingungen des zu verbessernden Prozesses im Wesentlichen gleich bleiben. Gleichzeitig ist aufgrund des aktuellen Wissenstands der am Verbesserungsprozess Beteiligten bekannt, wie das Ziel erreicht werden kann.
Im Gegensatz dazu bildet im Rahmen der Verbesserungs-KATA eine experimentelle Vorgehensweise die Grundlage zur Einleitung eines Verbesserungsprozesses.
Bei diesem experimentellen Vorgehen – also Geschäftsprozessorganisation mit Hilfe der Verbesserungs-KATA – geht man gewissermaßen davon aus, dass sich während der Verbesserungsarbeit auch die Rahmenbedingungen ändern und auf diese flexibel reagiert werden müssen. Zwar ist das Ziel (der Zielzustand) ebenfalls klar beschrieben, jedoch das Wissen über den Weg zum Erreichen des Zielzustandes begrenzt. Vor diesem Hintergrund ist eine schrittweise Vorgehensweise mit klaren Strukturen unerlässlich. Zusätzlich sind diese Schritte in Richtung des Zielzustandes klein und überschaubar. Wichtig ist jedoch hierbei zu beachten, dass das Ergebnis eines Schrittes unbekannt ist und somit auch eine angenommene Hypothese nicht eintreffen kann.
Der Fokus bei dieser Herangehensweise liegt also primär darauf, etwas Neues zu lernen und somit das Wissen zu erweitern. Ist der Zielzustand erreicht, stellt dies für die Organisation einerseits und für die handelnden Mitarbeitenden andererseits einen wesentlichen Mehrwert dar.
Die Arbeit mit der Verbesserung-KATA stellt eine sehr praktische Anwendung der experimentellen Arbeitsweise dar und ist bei den unterschiedlichsten Teilprozessen (Produktions-, Logistik und administrativen Prozessen) anwendbar.
Wir rücken im Rahmen unserer Kundenprojekte mit dieser Vorgehensweise daher nicht die Optimierung von Prozessen sondern die Mitarbeitenden in den Fokus. Um diese zu befähigen, die Verbesserungskarta routiniert anwenden zu können.
Vor diesem Hintergrund werden daher auch nicht Prozesse mit dem größten Verbesserungspotential sondern solche Prozesse ausgewählt, an welchen das Erlernen der Verbesserungs-KATA – getreu unserem Motto „Change to Kaizen“ – möglichst einfach ist.
